Доверять или проверять?

Перед подписанием контрактов с контрагентами компаниям важно проверять их на благонадежность. Налоговые органы предупреждают, что ответственность за проявление должной осмотрительности лежит на компании. Проверка контрагентов оградит компанию от финансовых, налоговых и репутационных рисков.

Наша команда более 8 лет держит руку на пульсе данного вопроса и с радостью раскроет основные вопросы по данной теме.

Процедура проверки контрагентов как-то регламентирована?

Рекомендации и разъяснения дает Федеральная Налоговая Служба в своем письме от 30 ноября 2012 года № ЕД-4-3/20268, а также в письме ЕД-4-9/22123@ от 31.10.17. В 2021 появился новый документ, также требующий внимания — Письмо ФНС России от 10.03.2021 № БВ-4-7/3060@ «О практике применения статьи 54.1 Налогового кодекса Российской Федерации».

Как получить необходимую для проверки информацию?

Ее можно запросить у самого контрагента, найти в открытых источниках, либо обратиться в налоговые органы по месту учета контрагентов.

Какие документы нужно запросить?

Точный список не закреплен ни в одном из нормативных актов РФ, но, опираясь на опыт и требования ФНС по ст. 54.1 НК РФ, мы рекомендуем ориентироваться на следующий перечень документов (если контрагент резидент, ИП/ЮЛ):

1. Выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП на текущую дату, подписанная ЭЦП;
2. Регистрационные документы, свидетельствующие о постановке на учет и присвоении: ИНН, ОГРН/ ОГРНИП контрагента. Если контрагент зарегистрирован после 2017 года, вместо ИНН и ОГРН (ОГРНИП) будет лист записи из ЕГРЮЛ (ЕГРИП);
3. Доверенность на лицо, имеющее право на заключение и подписание Договора от имени Поставщика (если применимо);
4. Справка об отсутствии задолженности по налогам и сборам на дату заключения договора или ближайшую к ней;
5. Бухгалтерская отчетность с отметкой налоговой (в том числе, с сайта https://bo.nalog.ru/) / отчетность по УСН для ИП;
6. Лицензии, сертификаты, выписка из реестра СРО (если применимо);
7. Копия устава (если применимо).

Контрагент отказывается предоставлять документы по списку выше, ссылаясь на то, что данная информация конфиденциальна. Что делать?

В своем письме от 30 ноября 2012 года № ЕД-4-3/20268 ФНС сообщает, что не являются коммерческой тайной данные, содержащиеся в учредительных документах юридического лица; документах, подтверждающих факт внесения записей о юридических лицах и об индивидуальных предпринимателях в соответствующие государственные реестры; содержащиеся в документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности; о нарушениях законодательства Российской Федерации и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений; о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица; информация из других официальных источников; являющиеся общедоступными, в том числе ставших таковыми с согласия их обладателя - налогоплательщика; о нарушениях законодательства о налогах и сборах и мерах ответственности за эти нарушения. Таким образом, субъект не вправе ссылаться на режим коммерческой тайны, отказывая заинтересованным лицам в предоставлении им информации.
Подводя итог всему вышесказанному, хочется отметить, что открытость и добросовестность каждой из сторон - гарант успешной сделки и длительного продуктивного сотрудничества. Однако для тщательной проверки не всегда хватает временных и кадровых ресурсов, либо сама процедура может выглядеть громоздкой и бюрократической. Пусть вас это не пугает и не расстраивает, ведь мы всегда готовы помочь оптимизировать данный процесс (и не только), чтобы освободить трудочасы вашей команды, предоставляя возможность сконцентрироваться на ключевых бизнес-задачах. Прибыльных и безопасных сделок!

Photo: Freepik