Профессия секретаря – это не только набор устоявшихся стереотипов, но и невероятно широкий спектр требований, которым должен соответствовать кандидат по мнению работодателя. О том, с какими вызовами сталкивается рекрутер при подборе секретарей, и что помогает успешно закрывать такие позиции, обсудили с экспертами LANTA Talent Solutions.
Факт № 1. Улыбаемся и пашем
Бытует мнение, что подбор секретаря на ресепшен – это пара пустяков. Что может быть проще, чем найти ухоженную ответственную девушку, способную принимать самостоятельные решения?
На практике это сделать сложнее, чем согласовать коммерческого директора, потому что по ходу подбора к внешности и интеллекту добавляются другие требования – лояльность (вплоть до фанатизма), размер одежды, владение иностранным языком (и не одним), возраст, опыт, безупречный документооборот и так далее. И всё это при сохранении фиксированного предложения по вознаграждению. Ситуация усугубляется тем, что все эти качества должны присутствовать одновременно, и даже, если кандидат мечты найден, то могут возникнуть сомнения в правильности выбора из-за её «характерности», другими словами, способности отказать выполнять работу в случае, если она выходит за рамки трудовых обязанностей или рабочее время.
Горькая правда в том, что до сих пор многие работодатели уверены, что на рынке есть тысячи красивых и умных девушек, готовых улыбаться 24/7 и безоговорочно выполнять все поставленные задачи, если их взяли на работу секретарем в известной компании. Это теория – на практике всё совершенно иначе.
Факт № 2. Ожидания и реальность
Среди кандидаток на позицию секретаря неизменно присутствуют три ключевые группы:
1. Выпускницы школ, которые еще не определились с призванием, или студентки, которые совмещают работу с учебой.
2. Специалисты, разочарованные в своей профессии, желающие сменить жизненный вектор и восстановиться после выгорания на прошлом месте работы.
3. Опытные секретари, которые выбирают эту профессию абсолютно осознанно и глубоко погружены во все детали и нюансы своей работы.
Безусловно, первая группа идеально вписывается в выделенный финансовый лимит и кажется «пластилином», из которого можно «вылепить» идеального сотрудника ресепшен. Но будет ли он проявлять самостоятельность и инициативность, необходимые работодателю – вопрос остается открытым. Истина в том, что нельзя получить всё и сразу, поэтому на стадии поиска важно очень четко проговорить критерии отбора, чтобы найти этот «бриллиант среди фианитов», и не мучить завышенными ожиданиями или неадекватными вознаграждениями ни себя, ни кандидатов.
Факт № 3. Призрачные перспективы
Секретарь – это человек, с которого начинается взаимодействие с компанией. Но мало кто задумывается о том, что скрывается за безупречным функционированием офиса и зоны ресепшен. Секрет в уникальном сочетании гостеприимства и менеджерских навыков, способности грамотно работать с возражениями и негативом, качественной работе с арендодателем офиса, клиентами, руководством, и многом другом. Очевидно, что человек, обладающий всеми перечисленными способностями, ценит себя и свое время и не будет готов превращаться в ассистентку из фильма «Дьявол носит Прада», при этом будет проявлять инициативу, потому что ему не всё равно. Возвращаясь к реалиям, сочетание таких возможностей и желание работодателя оценить их по достоинству, к сожалению, совпадает далеко не всегда.
Кроме того, инициативному человеку всегда нужны мотивация и понимание перспектив, что его ждет в будущем, и зачем нужно отработать полтора года секретарем, чтобы получить предложение о переходе в один из отделов или расти горизонтально. Поэтому еще одна из задач на старте подбора – понимание, что компания может предложить талантам, готовым отдать ей свою молодость и энтузиазм, и возможность озвучить эти перспективы на интервью.
Факт № 4. Нет развития
Секретарь в современных компаниях чаще всего имеет обширный и интересный функционал, выполнение которого развивает многие личностные качества, коммуникативные навыки, нетворкинг, понимание устройства бизнес-процессов, которые могут помочь успешно реализоваться в этой или другой профессии в будущем. И чаще всего проблема связана с тем, что кандидаты об этом ничего не знают. И о возможности роста не только вертикально, но и горизонтально, переходя на позицию помощника руководителя, бизнес-ассистента, руководителя секретариата и административного директора, можно и нужно говорить.
Факт № 5. Найди меня
Работа с молодым поколением зумеров – это не только удовольствие от широты взглядов и понимания собственной уникальности, но и нетрадиционные подходы к работе с кандидатами, которые идеально подходят работодателю. Они не выходят на связь, не отвечают на телефон, не хотят работать в офисе и думают о карьере в высоких технологиях или фрилансе. При этом старшее и более опытное поколение, готовое к коммуникации, имеет высокие требования по гонорару и условиям работы, гарантируя ее результат. Что делать рекрутеру? Правильный ответ – искать до победного и подбирать инструменты коммуникации, которые найдут ключик к сердцу идеального кандидата. Будет нелегко, но весьма интересно.
Вместо выводов
Говоря о секретарях, точно не стоит преуменьшать достоинства этой профессии, а, напротив, трепетно относиться к кандидатам, каждый из которых, как показала практика, может быть тем самым «бриллиантом». И, если вы нашли кандидата мечты, находить веские аргументы и компромисс с работодателем, чтобы этот талант смог раскрыться и внести свой вклад в развитие бизнеса.
Факт № 1. Улыбаемся и пашем
Бытует мнение, что подбор секретаря на ресепшен – это пара пустяков. Что может быть проще, чем найти ухоженную ответственную девушку, способную принимать самостоятельные решения?
На практике это сделать сложнее, чем согласовать коммерческого директора, потому что по ходу подбора к внешности и интеллекту добавляются другие требования – лояльность (вплоть до фанатизма), размер одежды, владение иностранным языком (и не одним), возраст, опыт, безупречный документооборот и так далее. И всё это при сохранении фиксированного предложения по вознаграждению. Ситуация усугубляется тем, что все эти качества должны присутствовать одновременно, и даже, если кандидат мечты найден, то могут возникнуть сомнения в правильности выбора из-за её «характерности», другими словами, способности отказать выполнять работу в случае, если она выходит за рамки трудовых обязанностей или рабочее время.
Горькая правда в том, что до сих пор многие работодатели уверены, что на рынке есть тысячи красивых и умных девушек, готовых улыбаться 24/7 и безоговорочно выполнять все поставленные задачи, если их взяли на работу секретарем в известной компании. Это теория – на практике всё совершенно иначе.
Факт № 2. Ожидания и реальность
Среди кандидаток на позицию секретаря неизменно присутствуют три ключевые группы:
1. Выпускницы школ, которые еще не определились с призванием, или студентки, которые совмещают работу с учебой.
2. Специалисты, разочарованные в своей профессии, желающие сменить жизненный вектор и восстановиться после выгорания на прошлом месте работы.
3. Опытные секретари, которые выбирают эту профессию абсолютно осознанно и глубоко погружены во все детали и нюансы своей работы.
Безусловно, первая группа идеально вписывается в выделенный финансовый лимит и кажется «пластилином», из которого можно «вылепить» идеального сотрудника ресепшен. Но будет ли он проявлять самостоятельность и инициативность, необходимые работодателю – вопрос остается открытым. Истина в том, что нельзя получить всё и сразу, поэтому на стадии поиска важно очень четко проговорить критерии отбора, чтобы найти этот «бриллиант среди фианитов», и не мучить завышенными ожиданиями или неадекватными вознаграждениями ни себя, ни кандидатов.
Факт № 3. Призрачные перспективы
Секретарь – это человек, с которого начинается взаимодействие с компанией. Но мало кто задумывается о том, что скрывается за безупречным функционированием офиса и зоны ресепшен. Секрет в уникальном сочетании гостеприимства и менеджерских навыков, способности грамотно работать с возражениями и негативом, качественной работе с арендодателем офиса, клиентами, руководством, и многом другом. Очевидно, что человек, обладающий всеми перечисленными способностями, ценит себя и свое время и не будет готов превращаться в ассистентку из фильма «Дьявол носит Прада», при этом будет проявлять инициативу, потому что ему не всё равно. Возвращаясь к реалиям, сочетание таких возможностей и желание работодателя оценить их по достоинству, к сожалению, совпадает далеко не всегда.
Кроме того, инициативному человеку всегда нужны мотивация и понимание перспектив, что его ждет в будущем, и зачем нужно отработать полтора года секретарем, чтобы получить предложение о переходе в один из отделов или расти горизонтально. Поэтому еще одна из задач на старте подбора – понимание, что компания может предложить талантам, готовым отдать ей свою молодость и энтузиазм, и возможность озвучить эти перспективы на интервью.
Факт № 4. Нет развития
Секретарь в современных компаниях чаще всего имеет обширный и интересный функционал, выполнение которого развивает многие личностные качества, коммуникативные навыки, нетворкинг, понимание устройства бизнес-процессов, которые могут помочь успешно реализоваться в этой или другой профессии в будущем. И чаще всего проблема связана с тем, что кандидаты об этом ничего не знают. И о возможности роста не только вертикально, но и горизонтально, переходя на позицию помощника руководителя, бизнес-ассистента, руководителя секретариата и административного директора, можно и нужно говорить.
Факт № 5. Найди меня
Работа с молодым поколением зумеров – это не только удовольствие от широты взглядов и понимания собственной уникальности, но и нетрадиционные подходы к работе с кандидатами, которые идеально подходят работодателю. Они не выходят на связь, не отвечают на телефон, не хотят работать в офисе и думают о карьере в высоких технологиях или фрилансе. При этом старшее и более опытное поколение, готовое к коммуникации, имеет высокие требования по гонорару и условиям работы, гарантируя ее результат. Что делать рекрутеру? Правильный ответ – искать до победного и подбирать инструменты коммуникации, которые найдут ключик к сердцу идеального кандидата. Будет нелегко, но весьма интересно.
Вместо выводов
Говоря о секретарях, точно не стоит преуменьшать достоинства этой профессии, а, напротив, трепетно относиться к кандидатам, каждый из которых, как показала практика, может быть тем самым «бриллиантом». И, если вы нашли кандидата мечты, находить веские аргументы и компромисс с работодателем, чтобы этот талант смог раскрыться и внести свой вклад в развитие бизнеса.
